「年末調整はまだ先のこと」と思われる経営者の方も多いでしょうが、実は8月から準備を始めることで、年末の慌ただしさを大幅に軽減できます。早期準備により、従業員にも余裕を持って必要書類の準備をお願いでき、スムーズな年末調整が実現できます。

年末調整で毎年起こる問題

12月の慌ただしさ 年末ギリギリになって書類収集を始めるため、従業員にも負担をかけてしまう。

書類の紛失・不備 急いで集めた書類に不備があったり、重要な書類を紛失してしまう。

計算ミス 時間に追われる中での計算のため、ミスが発生しやすい。

従業員への迷惑 年末の忙しい時期に、書類提出の催促をしなければならない。

8月から始める準備のメリット

時間的余裕 4ヶ月の準備期間があることで、余裕を持った対応が可能になります。

従業員の理解促進 早めに説明することで、従業員も年末調整の重要性を理解し、協力的になります。

書類の確実な収集 時間をかけて書類を集めることで、紛失や不備を防げます。

システムの見直し機会 年末調整のやり方を見直し、より効率的な方法を検討する時間があります。

8月に実施すべき準備項目

1. 従業員への年末調整説明会の企画 年末調整の仕組み、必要書類、提出期限について、従業員向けの説明会を9月〜10月に実施する準備を始めましょう。

2. 必要書類のリスト作成 従業員が提出すべき書類のチェックリストを作成します。

• 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
• 給与所得者の基礎控除申告書兼給与所得者の配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書
• 給与所得者の保険料控除申告書
• 住宅借入金等特別控除申告書
• 各種保険料の控除証明書

3. 前年度の問題点洗い出し 昨年の年末調整で発生した問題点を洗い出し、改善策を検討します。

4. 扶養家族の変更確認 結婚、出産、就職等による扶養家族の変更を早めに確認し、必要な手続きを案内します。

5. 住宅ローン控除の確認 住宅ローン控除を受ける従業員の控除証明書発行手続きを確認します。

効率的な年末調整のための仕組み作り

デジタル化の検討 国税庁の年末調整控除申告書作成用ソフトウェアや、民間の年末調整システムの導入を検討しましょう。

書類管理の統一 従業員別のファイル作成や、書類収集の進捗管理表の準備を行います。

計算チェック体制 複数人でのチェック体制や、計算ソフトの活用による正確性向上を図ります。

従業員への早期アナウンス例

9月に入ったら、以下のような内容で従業員にアナウンスしましょう：

「今年の年末調整について」

• 年末調整説明会の日程
• 必要書類の一覧と提出期限
• 扶養家族の変更がある場合の手続き
• 住宅ローン控除等の特別な手続きについて
• 質問窓口の設置

専門家活用のメリット

年末調整は複雑な制度のため、専門家に依頼することで以下のメリットがあります：

正確性の向上 税法の最新情報に基づいた正確な計算が可能です。

業務効率化 本業に集中できる時間を確保できます。

従業員への適切な説明 専門知識に基づいた分かりやすい説明により、従業員の理解が深まります。

税務調査対応 適切な書類整理により、税務調査時の対応も安心です。

8月から年末調整の準備を始めることで、年末の負担を大幅に軽減できます。初めて年末調整を行う方、昨年苦労された方、より効率的な方法をお探しの方は、お気軽にご相談ください。